¿Te acuerdas cuando un solo archivo de Excel se sentía como un superpoder? Podías ponerle color a los SKUs, sacar tablas dinámicas y seguir con tu día. Avanza rápido — ahora tienes cientos de variantes de producto, plantillas específicas por canal y fechas límite de marketing, y esa supuesta hoja “maestra” es más kriptonita que superpoder. Si tu marca manufacturera ya pasó la barrera de los 30 millones de dólares y vende por varios canales, pasarte de las hojas de cálculo a Perfion PIM es el siguiente paso lógico (y rentable). Aquí tienes un playbook paso a paso, en lenguaje humano, para lograrlo sin dramas.
¿Por qué dejar la comodidad de Excel?
Retrabajo costoso: Un solo error de dedo puede generar contracargos, fletes de devolución y distribuidores furiosos.
Lanzamientos lentos: Cada SKU nuevo crea otro archivo “final_v12” y una cadena de correos eterna.
Sin fuente única de la verdad: Marketing, ingeniería y ventas manejan cada uno su “maestra” — ninguna coincide.
Tope de escalabilidad: Excel no nació para 2 000 SKUs × 50 atributos × 10 canales. Llega un punto en que se cuelga… y tu time-to-market también.
Perfion PIM centraliza cada atributo, idioma y activo digital una sola vez, y luego distribuye los datos automáticamente — sin lotería de CTRL+H.
Fase 1 – Audita y depura tus datos
Antes de tocar Perfion, haz un chequeo de realidad:
Inventaría todo: Hojas de cálculo, exports de PLM, campos del ERP, drives compartidos, USBs (sí, en serio).
Elimina duplicados: Quédate con la versión más reciente y archiva lo demás.
Normaliza atributos: Escoge una unidad para “longitud” — milímetros o pulgadas— y mantente fiel.
Marca vacíos: UPC faltantes, traducciones dudosas, fichas técnicas viejas. Mejor arreglar ahora que perseguir después.
Pro tip: Crea un scorecito de “preparación de datos” para que la gerencia entienda por qué algunos SKUs migran más rápido que otros.
Fase 2 – Diseña tu modelo de datos en Perfion
Piensa en Perfion como una casa vacía — tú escoges el plano.
Categorías y jerarquías: Refleja cómo compra la gente: familia → serie → SKU.
Conjuntos de atributos: Agrupa campos lógicamente (dimensiones, materiales, normativas).
Regiones e idiomas: Enumera los mercados que hoy atiendes y los que planeas cubrir mañana
Activos digitales: Asocia tamaños de imagen, modelos 3D, PDFs de seguridad y demos en video al SKU correcto.
Dedícale tiempo; un modelo sólido vuelve casi indoloro crear plantillas nuevas de canal.
Fase 3 – Pilotea un “Catálogo Mínimo Viable”
Elige 50–100 SKUs de alto valor y llévalos de punta a punta:
Importa los datos limpios a Perfion con su interfaz estilo Excel (irónico, ¿no?).
Enriquece atributos con copys de marketing, keywords SEO y bullets de features.
Muestrea el primer canal— suele ser Amazon o el portal clave del distribuidor.
Publica y valida: ¿Llegaron todos los atributos al campo correcto y con la unidad correcta? Soluciona mapeos raros ahora.
La mayoría de equipos ve un “primer go-live” 40–60 % más rápido versus el método de las hojas de cálculo— un triunfo que puedes gritarle al liderazgo.
Fase 4 – Integra con el ERP y el e-commerce
Perfion trae conectores listos y una API robusta, pero el orden importa:
Empieza “push”: Deja que Perfion alimente el item master del ERP, no al revés.
Luego “pull”: Trae inventario o precios a Perfion solo si marketing los necesita.
Automatiza cadencias: Empuja cada hora para canales rápidos (e-commerce) y diario para los lentos (catálogos impresos).
Un loop cerrado asegura que cualquier cambio— nueva imagen hero, descripción traducida, cambio de material— se sincronice en todas partes sin manos humanas.
Fase 5 – Forma al equipo, escala y jubila las hojas de cálculo
Las personas, no el software, definen el éxito.
Capacitación por rol: Marketing aprende flujos de enriquecimiento; ingeniería blinda specs; ventas consulta datos (pero no los edita).
Gobernanza: ¿Quién aprueba atributos nuevos? ¿Quién firma traducciones? Defínelo y documéntalo.
Despliegue progresivo: Agrega familias y canales por sprints, celebrando cada hito para mantener la energía arriba.
Archiva los archivos viejos: Guarda versiones de solo lectura para auditoría. Haz que las hojas activas desaparezcan de los escritorios para evitar “ediciones piratas”.
Resultado: un solo sistema, un solo proceso y una sola versión de la verdad— por fin.
Midiendo el éxito
A los 90 días, revisa tres métricas:
Tiempo de publicación: Días de “SKU listo” a “SKU live”. Muchos usuarios de Perfion lo parten a la mitad.
Tasa de error: Porcentaje de listados rechazados o devueltos; apunta a menos de 1 %.
Velocidad de expansión de canales: Qué tan rápido lanzas un marketplace nuevo ahora que las plantillas se arman en minutos.
Vincula cada métrica al impacto en ingresos y tu inversión en PIM se paga sola— muchas veces el primer año.
Errores comunes que debes evitar
Saltar la limpieza de datos: Basura entra, basura sale— solo que más rápido.
Querer “hervir el océano”: Migrar todos los SKUs de golpe abruma a equipos y sistemas.
Ignorar el change management: Si Excel queda “por si las moscas”, volverá a colarse en el día a día.
Mantén la disciplina, sigue el plan por fases y esos baches se vuelven topes bajitos.
¿Listo para salir del estancamiento?
Pasarte a Perfion libera a tu equipo de marketing para contar historias en vez de pelear con celdas. Fonseca Advisers puede encargarse de la migración de datos, la integración con tu ERP y la capacitación para que arranques sin frenar la operación diaria
Empieza con una auditoría integral de datos: identifica cada hoja, elimina duplicados y estandariza formatos de atributos antes de importar nada a Perfion.
Depende, pero un despliegue por fases suele entregar un piloto en vivo en 6–8 semanas y la migración del catálogo completo en 3–6 meses, según la cantidad de SKUs y la calidad de los datos.
Sí. Una vez que completes la migración y la formación, Perfion se convierte en la única fuente de verdad para los datos de producto, eliminando los errores y retrasos del PIM basado en hojas de cálculo.
